ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
(Studi kasus : “PEMBAYARAN SPP SEKOLAH PADA SMA PIRI 2YOGYAKARTA”
Disusun:
Hesti Handayani
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information system that runs on Piri SMA 2 Yogyakarta still manually so there is a continual problem in terms of effectiveness and efficiency of data management becomes a very important information in the process of school management. The main problem faced by the Administrative officer school is not optimal use of computers in the payment process, thus causing ketelambatan services to students, and not infrequently also occurs error reporting and recording.
The main purpose of the analysis of this system is to evaluate and determine the problems faced in terms of system administration tuition payment Piri SMA 2 Yogyakarta. Furthermore, an analysis can be performed using the method PIECES Analysis, Feasibility Analysis System. The new system design using structured techniques where the system is modeled using the data flow diagram, the database is modeled using the Entity Relationship Diagram (ERD). Implementation of the SPP and Dues Payment application SMU Piri 2 programming language Visual Basic and Microsoft Access database.
The research has resulted in applications for Information System Application Fee Payment and high school tuition Piri 2 Yogyakarta. Application of the stretcher has been realized and can operate as a system requirement. In general, the new system has succeeded in optimizing the existing computer system in the process of payment of school fees so that it can manage the data well, to produce an effective and efficient information.
1. Pendahuluan
Sistem informasi yang berjalan pada SMA Piri 2 Yogyakarta masih secara manual sehingga timbul suatu permasalahan dalam hal keefektifan dan efisiensi pengelolaan data menjadi sebuah informasi yang sangat penting dalam proses manajemen sekolah. Karena dalam lingkungan pendidikan, pemanfaatan teknologi informasi sangat penting, dan harus dapat digunakan untuk berbagai keperluan.
Pada dasarnya sebuah lembaga maupun organisasi yang memanfaatkan teknologi informasi secara optimal yang dapat bertahan (survive) dalam era global ini, karena lewat pemanfaatan teknologi informasi sebuah lembaga atau organisasi dapat mengaskses informasi dengan cepat, tepat dan akurat serta dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Seiring dengan terus bertambahnya jumlah siswa pada SMA Piri 2 Yogyakarta menuntut lembaga/ sekolah untuk bisa memberikan pelayanan terbaik bagi siswa dalam pemanfaatan sarana maupun prasarana pendukung proses pembelajaran.
Beberapa layanan yang berhak didapatkan oleh siswa disekolah antara lain kemudahan dalam hal pelaksanaan praktek di laboratorium yang nyaman, serta
menikmati koleksi buku-buku di perpustakaan untuk menunjang pembelajaran, serta sarana maupun prasarana lainnya yang memadai. Untuk mendapatkan fasilitas itu semua, maka sekolah menerapkan iuran dana sekolah yang sering disebut SPP.
Adapun di dalam dana itu selain biaya sekolah juga terdapat iuran kurban, iuran karya wisata dan yang lainnya. Pembayaran iuran dimaksud, dilakukan dengan cara angsuran per bulan atau per semester. Selama ini, proses pembayaran beberapa iuran tersebut masih dilakukan secara manual, dan yang melayani siswa hanya satu orang petugas Tata Usaha untuk melayani ratusan siswa. Biasanya juga pembayaran dilakukan oleh siswa menjelang ujian tengah semester atau menjelang ujian akhir semester sehingga terjadi penumpukan jumlah siswa yang membayar. Pada saat membuat laporan kepada Kepala Sekolah terkadang menghadapi berbagai kendala karena pembuatan laporan masih secara manual sehingga proses perhitungan dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama dan juga sering terjadi kekeliruan dan kesalahan.
Masalah utama yang dihadapi oleh petugas Tata Usaha sekolah adalah belum optimalnya penggunaan komputer dalam proses pembayaran, sehingga menyebabkan ketelambatan pelayanan kepada siswa, serta tidak jarang juga terjadi kesalahan pencatatan dan pelaporan.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
“Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” (Jogiyanto HM, 1995) Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information generating system.
2.2 Sistem Manajemen Basis Data
Sistem manajemen basis data (database management system) atau kadang disingkat DBMS, adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. DBMS berisi suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses program tersebut.
Manfaat penggunaan Database :
• Untuk mengorganisasi dan mengelola data dalam jumlah besar
• Untuk membantu dalam melindungi data dari kerusakan yang disebabkan pengaksesan yang tidak sah
• Memudahkan dalam pengambilan data
• Untuk memudahkan dalam pengaksesan data secara bersamaan dalam suatu jaringan.
3. Analisis dan Perancangan Sistem
SMA PIRI 2 berdiri 24 Juni 1986 yang terletak di desa Suryodiningratan, Kecamatan Mantrijeron. SMA PIRI 2 berdiri di atas tanah seluas 4.300 m² dengan jumlah kelas sebanyak 5 kelas. Berikut data SMA PIRI 2 Yogyakarta :
1. Nama Sekolah : SMA PIRI 2 Yogyakarta
2. Alamat : Jl. MT. Haryono 23
Desa : Suryodiningratan
Kecamatan : Mantrijeron
Kabupaten : Yogyakarta 55141
3. Tahun Berdiri : 24 Juni 1986
4. Status Sekolah : Swasta
5. Nomor Statistik Sekolah : 302046009046
6. Status Tanah : Hak Milik
7. Jumlah Ruang Belajar : 5 lokal Kelas
8. Waktu Belajar : Pagi Pukul 07.15 s.d 13.45
9. Jumlah jam belajar seminggu : 7 jam pelajaran @ 45 menit
SMA PIRI 2 Yogyakarta belum menggunakan komputer dalam proses pembayaran iuran sekolahnya. Proses yang dijalankan masih manual sehingga memakan waktu yang cukup lama dan kurang efisien. Dalam proses pelaporan yang merupakan bagian sangat penting juga dikerjakan dengan sistem manual, sehingga sering terjadinya kesalahan. Selain itu juga akan membutukan waktu yang cukup lama dalam proses pengerjaannya dan juga dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
Kelemahan sistem lama :
1. Karena proses pencatatan dilakukan secara manual, jadi keamanan data sering tidak bisa dijaga. Sering terjadi kehilangan data, sehingga menimbulkan kesalahan pada proses pembuatan laporan.
2. Selain itu juga ketika siswa kehilangan kartu bayar, maka petugas akan kesulitan untuk mengetahui jumlah yang sudah dibayarkan oleh siswa.
3. Bila terjadi transaksi pembayaran iuran, petugas harus menuliskan data siswa yang membayar ke dalam sebuah buku, serta bukti pembayaran berupa kartu bayar dituliskan secara manual, yang menyebabkan kurang cepatnya pelayanan terhadap siswa.
4. Pendataan siswa yang wajib membayar dilakukan secara manual yaitu dengan mencatatkan pada sebuah buku induk.
3.1 Analisa Sistem
3.1.1 Analisis Pieces
Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi dalam hal sistem Administrasi Pembayaran SPP SMA PIRI 2 Yogyakarta. Selanjutnya dapat dilakukan suatu analisis dengan menggunakan metode Analisis PIECES, yaitu :
a. Performance (kinerja)
Performance atau kinerja merupakan suatu analisis terhadap kemampuan sistem dan menyelesaikan tugas dengan baik.
b. Information (informasi)
Informasi merupakan komoditas terpenting bagi seorang pengguna akhir pada suatu sistem dalam pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat serta dapat mendukung dalam menanggapi masalah dan peluang yang ada.
c. Economy (ekonomi)
Sistem yang ada saat ini masih manual, dilihat dari segi ekonomisnya system yang ada saat ini masih mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap akan melakukan pencatatan data transaksi pembayaran, sehingga sistem yang sedang berjalan saat ini masih kurang ekonomis.
d. Control (kontrol)
Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan, yaitu digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.
e. Effisiency (efisiensi)
Terdapat perbedaan antara efisiensi dengan ekonomis. Ekonomis berkaitan dengan sesedikit mungkin jumlah sumber daya yang digunakan sehingga menghasilkan keuntungan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik dan sehemat mungkin dengan pemborosan/ biaya yang paling minimum.
f. Service (servis)
Pelayanan yang diberikan sangat mendukung dalam peningkatan profit atau laba bagi sekolah. Suatu lembaga pendidikan akan berusaha meningkatkan pelayanannya terhadap konsumen yaitu para siswa sehingga konsumen merasa puas, hal itu yang menjadi tujuan utama dari lembaga pendidikan berkualitas.
3.1.2 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak/tidaknya sistem tersebut. Sehingga tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak diterapkan.
a. Analisis Kelayakan Hukum
SMA PIRI II sudah menggunakan software berlisensi sehingga secara hukum telah memenuhi kelayakannya.
b. Analisis Kelayakan Teknologi
Komputer-komputer dan sistem jaringan yang ada di SMA PIRI memiliki spesifikasi sebagaimana yang dibutuhkan oleh sistem baru sehingga secara teknologi komputer-komputer dan jaringan yang ada masih layak.
c. Analisis Kelayakan Operasional
Saat ini sumber daya manusia pengguna komputer sudah memenuhi standar sebagai operator komputer sehingga secara operasional mampu mengemban amanat sebagai pengguna sistem baru.
d. Analisis Kelayakan Ekonomi
Adapun rancangan biaya sistem yang baru pada SMA PIRI 2 Yogyakarta adalah sebagai berikut :
1.) Analisis Teknologi
a.) Kebutuhan Perangkat Lunak
b.) Kebutuhan Perangkat Keras
c.) Kebutuhan Teknisi (Brainware)
Faktor yang tidak kalah penting dari pengembangan sistem adalah perangkat manusia, oleh sebab itu diperlukan sumber daya manusia yang benar-benar mengerti dan paham tentang komputer dan tentu saja dapat mengoperasikan program aplikasi tersebut. Oleh karena itu, perlu diadakan pelatihan terhadap perangkat manusia yang akan menggunakan sistem baru tersebut nantinya.
2.) Analisis Biaya dan Manfaat
Agar sistem dapat berjalan dengan baik tentunya tak lepas dari biaya untuk penerapan pengembangan sistem tersebut.
Adapun metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah sebagai berikut :
a. Metode Period Pengembalian (payback period)
Metode period pengembalian merupakan metode yang menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk.
b. Metode pengembalian investasi (return on investment)
Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
c. Metode nilai bersih sekarang (net present value)
Metode NPV menggunakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Dengan menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. Net Present Value (NPV) dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiaptiap tahun yang dinilai-uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto.
Hasil perhitungan diatas yang menggunakan ketiga metode tersebut diatas tercantum dalam tabel berikut ini :
3.2 Perancangan Sistem
3.2.1 Data Flow Diagram
DFD adalah suatu model logika atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dengan proses yang dikenakan pada data tersebut.
3.2.2 Diagram Alir Data Level 1
Diagram alir data level 1 merupakan turunan dari diagram alir data level 0 yang menggambarkan aliran data dan detail proses-proses yang akan diintegrasikan ke dalam sistem. Diagram alir data level 1 pada gambar 3.2
3.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entitas yang terlibat dalam sistem informasi pembayaran antara lain: siswa, jenis bayar/setup, pembayaran, tahun ajaran. Pada hubungan kardinalitas antar entitas tersebut mempunyai hubungan derajat relasi satu ke banyak, sehingga hubungan entitas dapat digambarkan sebagai berikut :
3.3 Perancangan Database
Setelah perancangan tahapan-tahapan normalisasi maka dilakukan perancangan database. Perancangan database yang dilakukan bertujuan untuk merancang struktur tabel sebagai informasi yang berfungsi untuk input dan output data, adapun perancangan database dalam Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pembayaran SPP sekolah pada SMA PIRI 2 Yogyakarta adalah sebagai berikut:
3.3.1 Tabel Siswa
Mencatat dan menyimpan data siswa
3.3.2 Tabel Tahun Ajaran
Mencatat dan menyimpan data-data tahun ajaran
3.3.3 Tabel Siswa Kelas
Mencatat dan menyimpan penempatan siswa ke kelas
3.3.4 Tabel Kelas
Mencatat dan menyimpan data kelas
3.3.5 Tabel Petugas
Mencatat dan menyimpan password yang akan digunakan untuk masuk ke sistem
3.3.6 Tabel Pembayaran
Mencatat dan menyimpan data-data pembayaran
3.3.7 Tabel SPPIuran
Mencatat dan menyimpan data acuan pembayaran SPP dan Iuran
4. Implementasi Sistem
Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SPP dan Iuran SMU PIRI 2 Yogyakarta merupakan sebuah aplikasi perangkat lunak komputer yang dibangun dan dikembangkan dalam rangka memudahkan user dalam melaksanakan kegiatan
pengelolaan data pembayaran spp dan iuran sekolah. Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SPP dan Iuran SMU PIRI 2 Yogyakarta akan membuka form utama aplikasi ketika pertama kali dijalankan, sebagaimana yang ditunjukkan oleh Gambar 4.1
Untuk mengelola data siswa pilih menu Data Siswa sehingga akan muncul form anggota seperti gambar 4.2
Menu Setting SPP berguna untuk menentukan besaran SPP dan Iuran yang harus dibayar oleh siswa secara khusus sesuai dengan kelas dan angkatannya. Form untuk mencatat besaran SPP dan Iuran ada pada gambar 4.3
4.1 Menu Pembayaran
4.1.1. Sub Menu Iuran
Menu Data Kelas mempunyai sub menu Iuran dan SPP. Menu pembayaran Iuran adalah sebagai berikut.
4.1.2. Sub Menu SPP
Form input data SPP digunakan untuk mengelola data SPPsiswa. Tampilan form ini terlihat pada gambar 4.5
4.2 Menu Laporan
Menu Laporan digunakan untuk menampilkan laporan pembayaran SPP dan iuran siswa.
1. Laporan Semua Pembayaran Iuran Siswa
2. Laporan Semua Pembayaran SPP
3. Laporan Semua Tunggakan SPP
Tampilan laporan terlihat pada gambar 4.6 berikut:
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Penelitian telah menghasilkan aplikasi untuk Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SPP dan Iuran SMU PIRI 2 Yogyakarta. Aplikasi terebut telah terealisasi dan dapat berjalan sebagaimana kebutuhan sistem. Secara umum sistem baru telah berhasil mengoptimalkan sistem komputer yang ada dalam proses pembayaran iuran sekolah sehingga dapat mengelola data dengan baik, untuk menghasilkan informasi yang efektif dan efisien. Sistem aplikasi yang dibangun dapat memberikan keluaran berupa laporan pembayaran SPP dan laporan tunggakan SPP dalam kurun waktu tertentu.
5.2 Saran
Sebagai saran penelitian adalah hendaknya aplikasi dikembangkan untuk lebih dinamis misalnya untuk pengelolaan keuangan SMU yang lainnya. Aplikasi dilengkapi dengan setup user sistem sehingga tidak hanya satu user saja yang dapat menggunakannya. Laporan yang dihasilkan dapat ditampilkan sesuai periode tertentu misalnya per bulan atau per tahun.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset Yogyakarta.
Hartono, Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi – Edisi III. Andi Offset Yogyakarta.
Kristanto, Harianto. (1994). Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta:Andi Offset
Mc Leod, Raymond, 1997, Sistem Informasi Manajemen, Prentice Hall, Jakarta Tavri D. Mahyuzir, Analisa dan Perancangan Sistem : Pengelolaan Data. Jakarta : PT Elex Media Komputindo
Firdaus. 2006, 7 Jam Belajar Interaktif Visual Basic 6.0 Untuk Orang Awam, Maxikom, Palembang
Kadir A., 2008, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Ofset, Yogyakarta
Kadir A., 2003, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta
Fathansyah, 1999, Basis Data, Informatika, Bandung 17
http://siadarijurnal.blogspot.co.id/2015/04/contoh-jurnal-analisis-dan-perancangan.html
